Key event in the meetings industry
Spotkanie Międzynarodowych Stowarzyszeń – między kulisami globalnych decyzji
Choć dla wielu osób pojęcie „spotkania stowarzyszenia międzynarodowego” może brzmieć dość sucho, rzeczywistość jest zupełnie inna. To nie tylko konferencje pełne wykresów i prezentacji – to tygiel pomysłów, planów, ambicji i długoterminowych decyzji, które potrafią wpływać na całe sektory gospodarki i życia społecznego.
Między 31 sierpnia a 2 września w Poznaniu spotykają się ludzie, którzy na co dzień mają wpływ na to, gdzie odbędzie się kolejny światowy kongres onkologiczny, jaką przyszłość będzie miała edukacja techniczna w Azji i kto zorganizuje globalne forum klimatyczne w 2030 roku.
ICCA – ponad sześć dekad doświadczeń
Za wszystkim stoi ICCA – International Congress and Convention Association. Powstała w 1963 roku z inicjatywy kilku biur podróży, które zorientowały się, że rynek międzynarodowych spotkań to nieprzebrane źródło współpracy i wymiany wiedzy. Od tamtej pory ICCA urosła do rangi największej i najbardziej wpływowej organizacji tego typu na świecie. Obecnie zrzesza ponad 1000 firm i instytucji z niemal 100 krajów.
Członkami są nie tylko organizatorzy wydarzeń, ale także przedstawiciele przemysłu turystycznego, infrastruktury, edukacji i technologii. To globalna siatka specjalistów, którzy wiedzą, jak zaplanować i przeprowadzić wydarzenie z udziałem setek, a czasem tysięcy osób, nierzadko rozciągnięte w czasie na kilka dni, a nawet tygodni.
Poznań – w cieniu decyzji
Wydarzenie w Poznaniu to nie konferencja w klasycznym rozumieniu. To bardziej coś w rodzaju zamkniętych warsztatów, burzy mózgów, spotkań branżowych i sieciowania w jednym. Nie ma tutaj tłumów ani blichtru – zamiast tego królują praktyczne rozmowy, często za kulisami, między ludźmi, którzy reprezentują interesy stowarzyszeń zawodowych i branżowych z całego świata.
Niektórzy z nich przyjechali z konkretnym zamiarem – chcą zaprezentować swoje miasto jako potencjalnego gospodarza ważnego wydarzenia. Inni dzielą się doświadczeniami: jak poradzili sobie z organizacją kongresu podczas pandemii, jak wprowadzili elementy cyfrowe do tradycyjnych spotkań, jak zdobywają sponsorów czy angażują lokalną społeczność.
Rynek, który się nie zatrzymuje
ICCA szacuje, że rocznie organizowanych jest ok. 24 000 spotkań stowarzyszeń międzynarodowych. To ogromny rynek, który rządzi się własnymi prawami. Często decyzja o wyborze miasta zapada nawet 5 lat wcześniej, a samo wydarzenie odbywa się cyklicznie – raz w roku, co dwa lata, czasem rzadziej.
Interesujące jest to, że około 30% decyzji nie wymaga już formalnych procedur przetargowych. Coraz częściej to tzw. centralni inicjatorzy wybierają miejsce spotkania według wcześniej ustalonych kryteriów. A te mogą być różne: dostępność lotnicza, jakość infrastruktury, doświadczenie lokalnych partnerów, ale też wsparcie władz samorządowych czy atrakcyjność turystyczna.
Współpraca ponad granicami
Podczas wydarzenia w Poznaniu obecni są nie tylko członkowie ICCA, ale też przedstawiciele stowarzyszeń, którzy nie należą jeszcze do organizacji. Dzięki temu możliwa jest wymiana wiedzy i wzajemne poznawanie się. Dla wielu to okazja, by zrozumieć, jak funkcjonuje świat spotkań międzynarodowych „od kuchni” i jakie są trendy na najbliższe lata.
Z pozoru może się wydawać, że to świat zarezerwowany dla wąskiego grona specjalistów, ale w praktyce decyzje podejmowane podczas takich spotkań mogą mieć wpływ na rozwój regionalny, promocję lokalnych uczelni, rozwój transportu czy nawet postrzeganie danego kraju na arenie międzynarodowej.
Stowarzyszenia, które zmieniają świat
Wspólną cechą większości stowarzyszeń jest to, że zrzeszają specjalistów z jednej dziedziny – naukowców, lekarzy, inżynierów, nauczycieli, urbanistów, działaczy społecznych, artystów. Każde z nich organizuje własne spotkania – od małych warsztatów po wielkie kongresy.
Te wydarzenia są miejscem prezentacji najnowszych badań, publikacji, debat, ale też okazją do zakulisowych rozmów i nieformalnych uzgodnień. Dla wielu uczestników to najważniejsze wydarzenia w roku – nie tylko zawodowo, ale też towarzysko.
Nie tylko formalności
Chociaż program wydarzenia w Poznaniu jest bardzo napięty, nie brakuje też czasu na mniej oficjalne momenty. Wieczorne spotkania integracyjne, wspólne kolacje, zwiedzanie miasta – to wszystko pomaga zacieśnić relacje i ułatwia przyszłą współpracę.
Bo w tym środowisku ważne są nie tylko procedury, ale i zaufanie. A ono często rodzi się właśnie podczas takich chwil, kiedy można porozmawiać nie o przetargach, a o pogodzie, rodzinie czy ulubionych miejscach na świecie.
Wiedza, która procentuje
Dla wielu uczestników najcenniejsze są rozmowy z osobami, które przeszły już przez trudny proces organizacji dużego wydarzenia. Można się dowiedzieć, jak uniknąć typowych błędów, jak przygotować ofertę, która przekona decydentów, jak rozplanować logistykę czy jak zbudować silny zespół lokalny.
To właśnie ta praktyczna wiedza – nierzadko zdobywana latami – stanowi największą wartość spotkań ICCA. A dzięki takim wydarzeniom jak to w Poznaniu, wiedza ta ma szansę trafić do kolejnych osób i instytucji, które będą ją wykorzystywać w przyszłości.
Afisha